Skip to content

25.09.2015

Искусство составления расписания

Как Вы справляетесь с расписанием сотрудников?

Составление расписания и принятие решения о количестве сотрудников подобно эквилибристике и многим начинающим руководителям кажется непосильной задачей. Количество работников является жизненно важным моментом для успеха Вашего ресторана: их слишком много — и страдает итоговая прибыль, слишком мало — страдают ваши гости.

Чтобы помочь Вам и Вашим менеджерам справится с этой важной и сложной задачей планирования, давайте обсудим несколько способов, как сделать это проще.

Сделайте планирование расписания приоритетом. Это будет очень важно для работы Вашего ресторана. Уделите день или несколько составлению расписания. Это даст ясность Вашим сотрудникам и позволит контролировать трудовые затраты, не снижая качество сервиса.

Важно наладить процесс планирования. Установите дедлайн для окончания составления расписания, после которого Вы не будете принимать заявки сотрудников на выходные дни. В свою очередь, своевременно предоставляйте всем сотрудникам их расписание на следующий месяц. А теперь давайте рассмотрим несколько способов, как сделать процесс составления расписания более управляемым и успешным.

Начните с начала

Объясняйте, как Вы составляете расписание, еще с момента найма персонала. Сделайте все параметры простыми для понимания, чтобы Ваши сотрудники знали, как именно Вы планируете их работу.

Далее, убедитесь, что Вы хорошо знаете расписание сотрудников полного и неполного рабочего дня. Чем больше у Вас людей, работающих на частичной занятости, тем жестче будет Ваше расписание. К примеру, если у Вас в штате много студентов, Вам нужно будет знать расписание их занятий чтобы составить их график работы у Вас.

Решите, как часто вы будете составлять расписание? Раз в неделю, раз в месяц? Многие управляющие делают это еженедельно, поэтому у них реже возникает потребность во внесении изменений в расписания. Честно говорите на собеседовании, как часто Вы составляете расписание.

Найдите баланс

Это, пожалуй, одна из самых трудных частей планирования. Иногда конечно трудно знать наверняка, что Вы будете заняты в какой-то момент времени. Но все-таки чаще всего Вы заранее можете сказать, в какие дни Вы будете заняты и исходя из этого составить расписание.

У Вас есть два основных пункта для рассмотрения: качество обслуживания клиентов и трудовые затраты. Если у Вас дефицит кадров, скорее всего будет страдать качество обслуживания. Если же у Вас слишком много сотрудников и придшлось посылать кого-то домой, есть вероятность возникновения напряженных отношений внутри коллектива.

Это та самая эквилибристика. Вам нужно найти баланс между потребностями ресторана и сотрудников. Важнейшая вещь — хорошо налаженные коммуникации. Если Вы постоянно отправляете сотрудника домой, скорее всего Вы его потеряете. Если же у Вас острая нехватка персонала и многие работают почти без выходных, возникает риск «выгорания» персонала.

Поиск и поддержание такого баланса конечно же требует практики и пристального внимания за трудозатратами и потребностями ресторана в персонале.

Создайте процесс

Никто не любит диктаторов. Дайте понять Вашим сотрудникам, что Вы хотите создать максимально удобное для них расписание, но конечно не в ущерб ресторану.

Дайте сотрудникам шанс рассказать о часах, когда они хотели бы работать. Создайте форму для сотрудников, чтобы они могли внести все дни, когда хотели бы присутствовать на рабочем месте. Сделайте для них инструкции и обязательно укажите, до какого числа должны быть внесены все пожелания.

Позвольте им выбрать смены, в которые они хотят работать, но дайте знать, что эти смены не всегда будут свободны. Кроме того, обязательно попросите их указать дни, когда они точно не смогут присутствовать на работе (например будут на учебе или в отъезде). Важно донести до своих сотрудников, что они не всегда смогут получать лучшие смены.

Упростите процесс

Итак, Вы собрали пожелания всех сотрудников и теперь настало время записать их. Не так важно, что Вы будете использовать: ручку и бумагу, Эксель или же специальные программы для составления расписания.

Составление расписания — трудоемкий процесс, поэтому постарайтесь его максимально упростить. Создайте таблицу, в которой будут имя сотрудников, дни недели, время смен, отработанное время и трудозатраты. Это поможет Вам контролировать свой бюджет.

Другим важным моментом является опытность Ваших сотрудников. Например, при составлении расписания обслуживающего персонала, удобно будет указать «старшего смены», который будет решать все возникающие проблемные ситуации.

При составлении расписания не забывайте делать так, чтобы смены немного накладывались друг на друга, это поможет сотрудникам в полной мере передать все дела новой смены и избежать перерыва в работе.

Учитывайте прошлый опыт

Для следующей части нужно быть немного предсказателем. Во время составления расписания Вам придется предсказывать свои потребности. И если вы вели подробные записи о своей работе за прошлые года, это окажется прекрасным подспорьем для планирования.

Например, вы знаете что третья неделя Августа обычно очень загруженная, так как все заняты подготовкой к новому учебному году и у них нет времени и сил самостоятельно готовить поесть. Соотносите выводы из опыта прошлого лет с потребностями в персонале на сегодняшний день, благодаря этому Вы найдете баланс между бюджетом и уровнем обслуживания посетителей.

Регламентируйте составление расписания

Хорошей идей будет разместить Ваше расписание на видном месте, чтобы все сотрудники могли видеть кто и когда будет работать. Сделайте копии расписания для каждого сотрудника, чтобы оно было у них на руках. Или же просто разместите расписание онлайн. В любом случае, оно должно быть легкодоступно для ваших служащих.

Убедитесь, что Ваши сотрудники осведомлены, кто может обновлять или вносить изменения в расписание. Регламентируйте процедуру внесения экстренных изменений в расписание. Неважно, насколько усердно Вы работали и насколько идеально составлено расписание, изменения все-равно иногда придется вносить.

Главное — придерживаться установленных правил. Лучше всего, если только руководитель имеет право вносить изменения в расписание. И еще раз убедитесь, что абсолютно все сотрудники точно знают, когда и как составляется новое расписание.

В заключение

Давайте снова вернемся к хрупкому балансу между затратами на оплату труда персонала и уровнем обслуживания Ваших гостей. Если у Вас более чем 40% персонала работает на основе частичной занятости, необходимо быть уверенным, что у Ваших основных сотрудников достаточно рабочих часов, а особенно у Ваших лучших сотрудников. Если работники окажутся в ситуации, когда у них мало рабочих часов, они могут быть вынуждены искать новое место работы. Делайте все возможное, чтобы нанять нужных Вам людей и в нужном количестве.

А как вы справляетесь с составлением расписаний? Делитесь своим опытом в комментариях.

 

Share your thoughts, post a comment.

Note: HTML is allowed. Your email address will never be published.

Subscribe to comments

Яндекс.Метрика