Skip to content

08.07.2014

Как себя вести при проверке

Распечатайте этот пост и ознакомьте всех Ваших ответственных сотрудников!!!

Как себя вести при проверке:

  1. Спокойствие и только спокойствие, без паники!!! Проверяющий тоже человек и тоже делает свою работу.
  2. Встречайте проверяющих дружелюбно, предложите чай или кофе.
  3. Узнайте цель визита (плановый, жалоба гостя, внештатная ситуация и т.д.)
  4. ВЕЖЛИВО попросите предъявить направление на проверку и удостоверение личности — направление на проверку это основание визита. Без направления проверка недействительна. Более того, под видом проверяющих могут прийти мошенники. Внимательно проверьте в направлении наименование вашего юр.лица, адрес и дату.
  5. Незамедлительно сообщите о проверке вашему руководителю о факте визита и получите инструкции для дальнейших действий.
  6. Никогда не отвечайте подобным образом: «у нас нет этого документа», «мы этого никогда не делаем» и т.д. Если вопрос Вам не ясен, попросите дать детальные разъяснения от инспектора.
  7. Если в ходе проверки Вы не можете предоставить какой-либо документ, скажите: «К сожалению я не могу предоставить Вам необходимы документ, произошла внештатная ситуация, если Вы дадите мне время, я свяжусь с центральным офисом и смогу предоставить Вам его через некоторое время» Данная информация должна быть отражена в Акте проверки со сроками предоставления информации!!!
  8. Приносите только те документы, которые просит инспектор — не приносите всё и никогда не оставляйте инспектора наедине с документами.
  9. Если Вы почувствовали, что не можете ответить на вопрос или Вы не можете найти общего языка с инспектором, вежливо извинитесь, прервите разговор и немедленно свяжитесь с Вашим руководителем.
  10. Проконтролируйте, чтобы по итогам проверки составлен Акт, в котором обязательно для каждого пункта нарушений (замечаний) указаны ссылки на государственные законы или стандарты, поля акта заполнены полностью, разборчиво заполнены фамилии и имена инспекторов и координаты их организации.
  11. Если выявлены нарушения и грозит наложение административного взыскания: Инспектор обязан выписать протокол о правонарушении с наложением штрафных санкций. Вам необходимо приложить ВСЕ усилия, чтобы штраф был выписан на ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО, так как в этом случае суммы штрафа могут быть в десятки раз меньше и ущерб для компании будет минимальным.
  12. При подписании протокола укажите «с документом ознакомлен». Не отказывайтесь от подписи.
  13. По окончании визита убедитесь, что инспектором сделана запись в Журнале Учета Проверок. Эта процедура позволит предотвратить возможную несанкционированную проверку.
  14. После составления протокола проверяющие могут обязать предприятие устранить выявленные нарушения. Это решение оформляется предписанием. Для контроля исполнения предписания проверяющие могут прийти к Вам повторно.bannerfans_17102034 (1)

И последнее:

  • Храните все документы, сертификаты и журналы аккуратно и организованно, чтобы быстро найти любой документ по первому требованию.
  • Обязательно проводите внутреннюю инспекцию документов не реже одного раза в месяц.
  • Имейте под рукой все необходимые телефоны ответственных сотрудников, чтобы быстро обратиться за помощью

Полную информацию по взаимодействию с контролирующими организациями при проверке, вы сможете скачать на ДАННОЙ СТРАНИЦЕ

 

Удачи в проверках!!!

Share your thoughts, post a comment.

Note: HTML is allowed. Your email address will never be published.

Subscribe to comments

Яндекс.Метрика